Einleitung
Wir haben diese Datenschutzerklärung verfasst, um Ihnen gemäß der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 zu erklären, welche Informationen wir sammeln, wie wir Daten verwenden und welche Entscheidungsmöglichkeiten Sie als Besucher dieser Webseite haben.
Leider liegt es in der Natur der Sache, dass diese Erklärungen sehr technisch klingen. Wir haben uns bei der Erstellung jedoch bemüht, die wichtigsten Dinge so einfach und klar wie möglich zu beschreiben.
Verantwortliche Stelle
Acclaro GmbH
Theodor-Storm-Straße 20
37586 Dassel
Ihre Rechte laut Datenschutzgrundverordnung
Ihnen stehen laut den Bestimmungen der DSGVO grundsätzlich folgende Rechte zu:
- Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung, bzw. „Recht auf Vergessenwerden" (Artikel 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
- Recht auf Benachrichtigung im Zusammenhang mit der Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten (Artikel 19 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO)
- Widerspruchsrecht (Artikel 21 DSGVO)
- Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, einschließlich Profiling (Artikel 22 DSGVO)
Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden, z. B. an die zuständige Aufsichtsbehörde des Bundeslands Ihres Wohnsitzes oder an die für uns verantwortliche Stelle zuständige Behörde (Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen).
Empfänger
Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht. Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein und berücksichtigen dabei Datenschutz und Informationssicherheit. Wir beauftragen nach Möglichkeit nur Dienstleister mit Sitz und Datenverarbeitung in der EU oder im EWR. Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir die erforderlichen Verträge, insbesondere Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Wir sind außerdem Teil der ORCA Group GmbH. Im Rahmen der gruppenweiten Zusammenarbeit kann es erforderlich sein, dass wir personenbezogene Daten innerhalb der Unternehmensgruppe austauschen. Dies gilt insbesondere zur zentralen Steuerung sowie zur personellen Unterstützung (z. B. bei Ausfällen), sowie für Projekte und Kollaboration in den Bereichen Personal, Buchhaltung/Finanzen, IT, Marketing, Softwareentwicklung und Vertrieb. Für diese Zusammenarbeit bestehen geeignete vertragliche Regelungen, insbesondere eine Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO), um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten datenschutzkonform verarbeitet werden, die Vertraulichkeit sichergestellt wird, Betroffenenrechte gewahrt bleiben und die beteiligten Unternehmen sich zur Einhaltung der Datenschutzanforderungen verpflichten.
Speicherfristen
Die Dauer der Datenspeicherung hängt von der jeweiligen Verarbeitungstätigkeit ab. Ist die Aufbewahrungsfrist nicht näher spezifiziert, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck oder die Rechtsgrundlage für die Speicherung entfällt. Personenbezogene Daten werden nicht gelöscht, wenn die Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. § 257 HGB, 147 AO).
Cookies
Wir verwenden auf unserer Website Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.
Aktuell setzen wir ausschließlich technisch erforderliche Cookies ein. Diese Cookies sind notwendig, damit die Website korrekt funktioniert und grundlegende Funktionen bereitgestellt werden können.
Eine Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bereitstellung einer funktionsfähigen Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit das Speichern oder Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät erforderlich ist, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG.
Technisch erforderliche Cookies können in der Regel nicht deaktiviert werden, weil andernfalls die Funktionalität der Website eingeschränkt ist.
Datenverarbeitung auf der Website
Wir verarbeiten personenbezogene Daten beim Hosting und Betrieb unserer Website. Dabei werden beim Aufruf der Website automatisch technische Zugriffsdaten verarbeitet und in Server-Logfiles gespeichert. Dazu gehören zum Beispiel IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem.
Wir verarbeiten diese Daten, um die Website bereitzustellen, die Funktionsfähigkeit sicherzustellen, Fehler zu analysieren und die IT-Sicherheit zu gewährleisten.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Betrieb der Website sowie an einer angemessenen Außendarstellung unseres Unternehmens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wir setzen außerdem externe Dienstleister für die Planung, technische Umsetzung und laufende Weiterentwicklung der Website ein. Diese Dienstleister können hierfür administrativen Zugriff auf die Webumgebung erhalten, um Inhalte und Funktionen umzusetzen, Updates einzuspielen und Störungen zu beheben.
Wir löschen Server-Logfiles spätestens 14 Tage nach Ende Ihres Websitebesuchs. Wenn ein sicherheitsrelevantes Ereignis auftritt, speichern wir die Logfiles bis zur Beseitigung und vollständigen Aufklärung des Vorfalls.
Die Bereitstellung der Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die Verarbeitung ist der Betrieb und die Funktionsfähigkeit der Website nicht gewährleistet. Einzelne Funktionen können dann nicht oder nur eingeschränkt verfügbar sein.
Buchhaltung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu Buchhaltungszwecken, insbesondere für Finanzbuchhaltung, Zahlungsverkehr und Jahresabschluss sowie für die Spenden- und Fördermittelverwaltung.
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere nach Steuer- und Handelsrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), sowie im Rahmen der Spenden- und Fördermittelverwaltung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer nachvollziehbaren, transparenten Mittelverwendung und ordnungsgemäßen Dokumentation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Empfänger der Daten ist unser Steuerberater.
Die Bereitstellung der Daten ist erforderlich für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs, die Durchführung von Vertrags-/Zuwendungsbeziehungen sowie die ordnungsgemäße Dokumentation und die Erfüllung gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten. Ohne diese Daten ist eine Bearbeitung nicht möglich.
IT-Sicherheit
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Vermeidung von Sicherheitsvorfällen, am Schutz unserer Systeme und Daten sowie an der Aufrechterhaltung eines funktionsfähigen Geschäftsbetriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Verarbeitung erfolgt außerdem zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen an die IT- und Datensicherheit, insbesondere zur Umsetzung geeigneter Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für den sicheren Betrieb und Schutz der IT-Systeme sowie zur Erfüllung gesetzlicher Sicherheitsanforderungen erforderlich. Ohne diese Daten können Sicherheitsmaßnahmen nicht wirksam umgesetzt und Sicherheitsvorfälle nicht ausreichend aufgeklärt werden.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Kommunikation und Zusammenarbeit, insbesondere für den E-Mail-Kontakt, die Terminvereinbarung sowie für die Nutzung zentraler Kommunikations- und Kollaborationstools (z. B. E-Mail, Kalender, Chat, Video-/Audiokonferenzen, Dateiablage und -freigabe, gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Aufgaben- und Projektorganisation). Zusätzlich verarbeiten wir Daten im Rahmen der Telefonzentrale sowie der Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post (einschließlich zentraler E-Mail-Postfächer).
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten, zeitgemäßen und sicheren Kommunikation, einer vereinfachten Terminabstimmung und reibungslosen internen Abläufen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Bitte übermitteln Sie keine vertraulichen Informationen unverschlüsselt per E-Mail, da eine vollständig sichere Übertragung nicht gewährleistet werden kann.
Soweit erforderlich, können Empfänger der Daten Dienstleister für Kommunikations- und Kollaborationslösungen (EU-gehostet), Anbieter von Terminbuchungssystemen sowie Telekommunikations- und Postdienstleister sein.
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für die Bearbeitung von Anfragen, die Terminvereinbarung sowie die Durchführung der Kommunikation erforderlich. Ohne die erforderlichen Angaben können Anliegen/Termine regelmäßig nicht zugeordnet oder bearbeitet werden.
Kundensupport
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Bearbeitung, Nachverfolgung und Dokumentation von Kundenanfragen sowie von Rücksendungen, Reklamationen und Garantie-/Gewährleistungsfällen. Zusätzlich verarbeiten wir Support- und Feedbackdaten zur Steuerung und kontinuierlichen Verbesserung unserer Supportprozesse.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), insbesondere im Zusammenhang mit Gewährleistungs- und vergleichbaren gesetzlichen Ansprüchen. Soweit wir Support- und Feedbackdaten zur Optimierung unserer Servicequalität und Effizienz auswerten, erfolgt dies auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer zuverlässigen, effizienten und qualitätsgesicherten Kundenbetreuung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Empfänger der Daten kann ein Remote-Support-Dienstleister sein, soweit dies zur Unterstützung bei der Bearbeitung von Supportfällen erforderlich ist.
Die Bereitstellung der Daten ist erforderlich, um Supportanfragen zuzuordnen, Rückfragen zu klären und Reklamationen bzw. Garantie-/Gewährleistungsfälle ordnungsgemäß zu bearbeiten. Ohne die erforderlichen Angaben ist eine Bearbeitung nicht möglich.
Legal & Compliance
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen sowie interner Vorgaben. Zudem verarbeiten wir Daten im Rahmen der Rechtsberatung, zur Bearbeitung von Rechtsstreitigkeiten sowie für Vertragsprüfung und -verwaltung und zur Geschäftspartner-Compliance.
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), insbesondere aus Datenschutzrecht sowie aus weiteren gesetzlichen Vorgaben, sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an rechtssicherer Unternehmensführung, interner Governance, Risikominimierung und der Wahrung und Durchsetzung rechtlicher Ansprüche (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit die Verarbeitung zur Anbahnung oder Durchführung von Verträgen erforderlich ist (insbesondere bei Vertragsprüfung/-verwaltung), erfolgt sie zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit in Einzelfällen besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind (z. B. im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten), erfolgt die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO).
Empfänger der Daten sind externe Datenschutzberater sowie Rechtsanwälte. Im Streitfall zudem Gerichte, Behörden oder sonstige Verfahrensbeteiligte, soweit dies zur Bearbeitung erforderlich ist.
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist erforderlich, um gesetzliche und interne Compliance-Vorgaben zu erfüllen, Sachverhalte rechtlich zu bewerten, Verträge rechtssicher anzubahnen bzw. durchzuführen sowie Rechte geltend zu machen oder abzuwehren. Ohne diese Daten sind Prüfungen, Dokumentation, Meldungen oder rechtliche Schritte regelmäßig nicht oder nur eingeschränkt möglich.
Marketing
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu Marketingzwecken. Wir nutzen diese Daten insbesondere für den Versand und die Auswertung von Marketing-E-Mails und Newslettern sowie für die Kundensegmentierung und Nutzungsanalyse innerhalb unseres Bestandskundenstamms.
Die Verarbeitung erfolgt, soweit erforderlich, auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Verarbeitung erfolgt außerdem auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an Direktwerbung und an einer zielgerichteten Ansprache von Bestandskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dies gilt insbesondere im Rahmen der Bestandskundenwerbung unter den gesetzlichen Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG. Wenn wir Kundendaten zur Segmentierung und Auswertung nutzen, erfolgt dies zur Verbesserung der Kundenbindung und zur Individualisierung von Marketingmaßnahmen. Tracking- oder Profilbildungsmaßnahmen setzen wir nur ein, wenn dafür eine Einwilligung erforderlich ist.
Die Bereitstellung der Daten ist freiwillig. Wenn Sie nicht einwilligen oder eine Einwilligung widerrufen, können Sie keine Marketing-E-Mails oder Newsletter erhalten. Wenn Sie eine für Tracking oder Profilbildung erforderliche Einwilligung nicht erteilen, findet diese Form der Nutzungsanalyse nicht statt.
Softwareentwicklung und Betrieb
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Entwicklung, des Betriebs und der kontinuierlichen Verbesserung unserer Softwarelösungen. Wir verarbeiten Daten außerdem zur Umsetzung von Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung eines Vertrages, soweit die Bereitstellung und Weiterentwicklung von Softwareleistungen betroffen ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verarbeitung erfolgt außerdem zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit, insbesondere zur Umsetzung geeigneter Maßnahmen nach den Vorgaben der DSGVO (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Soweit erforderlich, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Betrieb unserer Anwendungen sowie an der Vermeidung von Störungen und Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist erforderlich, um Funktionen bereitzustellen, Fehler zu analysieren und Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen und nachzuweisen. Ohne diese Daten können Anwendungen nicht zuverlässig betrieben, Sicherheitsvorfälle nicht ausreichend aufgeklärt und Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen nicht wirksam erfüllt werden.
Vertrieb
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen von Vertriebs- und Kundenbeziehungsprozessen. Wir nutzen diese Daten insbesondere zur Bearbeitung von Anfragen, zur Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten, zur individuellen Kundenkommunikation, zur Pflege von Kundenbeziehungen sowie zur Gewinnung neuer Kunden durch die Erfassung, Qualifizierung und Nachverfolgung von Leads. Nach Auftragserteilung verarbeiten wir Daten außerdem zur Vertrags- und Auftragsabwicklung.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verarbeitung erfolgt außerdem auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Organisation des Vertriebs, an einer strukturierten Kundenkommunikation sowie an der wirtschaftlich sinnvollen Anbahnung und Durchführung von Vertragsbeziehungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist erforderlich, um Anfragen zu bearbeiten, Angebote zu erstellen, Verkaufsprozesse nachzuverfolgen und Verträge anzubahnen oder durchzuführen. Ohne diese Daten können Anforderungen nicht ausreichend geklärt und Aufträge regelmäßig nicht ordnungsgemäß abgewickelt oder abgerechnet werden.
Webinare
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Planung, Durchführung, Dokumentation und Nachbereitung von Webinaren und vergleichbaren Online-Veranstaltungen. Eine Aufzeichnung der Veranstaltung kann stattfinden, wenn dies vorgesehen ist.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen, wenn die Teilnahme auf Einladung erfolgt oder Teilnahmebedingungen vereinbart sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verarbeitung erfolgt außerdem auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der effizienten Durchführung digitaler Informations- und Schulungsformate sowie an Kundenkommunikation und Kundenbindung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn Webinare aufgezeichnet werden und dabei Teilnehmende identifizierbar sind, erfolgt dies nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Empfänger der Daten sind Dienstleister für Videokonferenzen und Kollaborationstools sowie gegebenenfalls Remote-Support-Dienstleister. Diese Dienste werden in der EU gehostet.
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für Anmeldung und Teilnahme erforderlich. Ohne diese Daten ist eine Teilnahme nicht möglich. Eine Aufzeichnung mit identifizierbaren Teilnehmenden ist freiwillig und erfolgt nur mit Einwilligung.
YouTube-Kanal und Einbindung von Videos
YouTube-Kanal
Wir betreiben einen YouTube-Kanal, um unser Unternehmen zu präsentieren und dort zum Beispiel Demonstrations- und Informationsvideos bereitzustellen.
Wenn Sie unseren YouTube-Kanal aufrufen oder mit Inhalten interagieren, verarbeitet YouTube personenbezogene Daten in eigener Verantwortung.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch YouTube finden Sie in den Datenschutzhinweisen von YouTube.
Einbindung von YouTube-Videos (für die Zukunft)
Wir binden auf unserer Website Videos von YouTube ein, um Inhalte bereitzustellen, zum Beispiel Demonstrations- und Informationsvideos.
Beim Aufruf einer Seite mit eingebettetem YouTube-Video werden personenbezogene Daten an YouTube übermittelt. Dabei können insbesondere Ihre IP-Adresse, technische Informationen zu Browser und Endgerät sowie Nutzungsdaten verarbeitet werden. YouTube kann außerdem Cookies oder ähnliche Technologien einsetzen. Die Einbindung erfolgt daher erst, nachdem Sie über unser Einwilligungsbanner zugestimmt haben.
Rechtsgrundlage für die Einbindung ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Soweit das Speichern oder Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät erforderlich ist, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TTDSG.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Einstellungen im Einwilligungsbanner widerrufen. Die Datenverarbeitung erfolgt durch YouTube in eigener Verantwortung. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von YouTube.